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欧亚体育策划执行一场线下活动要注意哪些细节?

2024-01-05 17:23:06
来源: 网络

  作为MICE人,一年中总是少不了要策划执行几场甚者更多的活动,虽然活动的形式和玩法有很多种,但是千变万变离不开一些套路欧亚体育。那么策划执行一场线下活动,都需要注意哪些细节?

欧亚体育策划执行一场线下活动要注意哪些细节?(图1)

  在活动正式开始之前,要经历一个筹备期和执行期,在此期间,我们要对活动的整体有一个构想,先做一份策划案。

欧亚体育策划执行一场线下活动要注意哪些细节?(图2)

  好的开始是成功的一半。做活动策划案的目的,不是为了形式,而是要让人明白你策划的是个什么样的活动、可以达到什么样的效果、如何控制风险,这有利于我们更好地去把控整场活动。

  确定活动策划方案后,就要开始推进了。在此期间,要保证全员配合默契,井井有条,把控好每一个时间点,Deadline前必须把东西给到。

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  对于线下活动来说,招商是必不可少的环节。活动的前期应准备好方案PPT,用以获取资金或资源的支持。

  这里注意,PPT的制作一定要简洁、精美,这是商务合作的基础和前提。PPT的内容里,要能让你的招商对象了解到以下三点:

  对一场线下活动来说,场地和嘉宾是非常重要欧亚体育的。这两者要在活动筹备期就确定好,不然会影响活动的节奏。

  价格:场地的价格一般都是比较昂贵的,这个成本要控制好,最好能以资源置换的形式获得。如果不行,也要以搭载资源置换的形式去获得一个比较低的价格。

  交通:交通便利很重要,不要增加参会者出行的负担。试想一下如果活动都已经开始了而嘉宾还在路上堵车会怎么办?

  设备:看场地是否能提供音响、话筒、LED屏欧亚体育幕、桌椅等一些活动必备的设备。

  对于活动嘉宾的选择,重要性不必多说。一个活动的嘉宾或演讲者,不仅是吸引参与者的重要因素、生动的营销材料,同时还构成了你的活动基调。所以邀约合适的活动嘉宾就显得尤其重要了。

  好的活动文案,可以吸引更多的客户,比较流行的活动文案有两种,一种是硬广,一种是软文。

  软文:引入型文案,一般是由故事、鸡汤或者干货引入,结尾再猝不及防给你个活动报名的链接和海报。

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  活动的各个环节、各个时期内都需要做图制作物料。一般会根据活动类型和规模做出物料的删减和扩充,必不可少的是活动海报、现场易拉宝和邀请函。

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  活动快开始的时候,需要进行参会者维护。一来可以让活动的到场率变得高一些,二来可以对这些参会者更加了解。目前比较普通运用的一种维护方式,是将参会者拉进一个微信群里,进行统一维护和管理。

  宣传推广有两个大作用,一是吸引更多的人报名参加活动,二是提高知名度。可以从以下几个角度出发:

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  需要执行人员提前去现场了解规划一下,比如调试音响、测试PPT、测试话筒、了解洗手间等位置在哪里等,这些细节需要在踩点时都要把控到,做到心中有数。

  一场活动,需要负责指引的人、负责签到的人、主持人、控制气氛的人、摄影师、速记员活动策划、执行人员等。

  做活动很讲究互动,要想产生互动需要有一位能调动气氛的主持人,还需要活动开始前要做指引,方便大家能快速找到场地;上一个嘉宾讲完后,要及时调出下一个嘉宾的PPT;遥控笔要提前教会嘉宾使用等。

  活动结束后,不代表就可以放松了,还要进行复盘和总结,这是十分关键的一步,能帮助你日后做其它活动更顺利。

  可以和同事们开会讨论一下活动成功和失误的地方,也可以咨询参会者,听听他们的意见。(以上内容出自公号:商旅专家)

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